Las Registradoras visitan y recolectan permanentemente información de los Laboratorios de patología y hematología, extraen información de las Historias Clínicas de los servicios de estadística de los establecimientos de salud públicos y privados . Revisan los Egresos hospitalarios y las Defunciones por cáncer registradas en el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC). De todos los documentos revisados obtienen información que les permite llenar un formulario especial para cada caso.

Datos que se registran

DATOS DE IDENTIFICACION DEL PACIENTE : Nombres y Apellidos*, sexo*, número de identidad, lugar de nacimiento, fecha de nacimiento, edad*, lugar de residencia*, tiempo de residencia, ocupación, instrucción, establecimiento donde se captó el caso y fecha de fallecimiento, si esa fuera la situación.

DATOS CLINICOS: sitio del tumor primario*, lateralidad (en órganos pares), extensión clínica de la enfermedad, TNM, localización de la metástasis.

DATOS DE DIAGNOSTICO: fecha de diagnóstico*, base del diagnóstico*, número de informe, diagnóstico morfológico*, localización de la muestra*, nombres del patólogo y médico tratante.

* datos imprescindibles

Flujo de la información en la recolección

La recolección de la información es activa, en tanto el personal del Registro debe desplazarse continuamente a las fuentes de información y complementar los datos directamente en las historias clínicas o en entrevistas con el médico tratante.

Para detectar aquellos casos que no tuvieron verificación histológica o escaparon a la búsqueda activa en los laboratorios, semestralmente se realiza un tamizaje de dichos casos en los resúmenes de Egresos Hospitalarios y en las Defunciones.

Procesamiento Interno

El procesamiento interno de la información se lo ejecuta en base a un Manual de Procedimientos elaborados para el efecto, en el RNT.

En síntesis los pasos a seguirse son los siguientes:

Eliminación de duplicados y complementación de la información.

• Crítica detallada de cada rubro de los formularios para calificar la consistencia de los datos, sin alterar el contenido sustancial. Codificación de los datos en base a manuales técnicos estandarizados nacionales e internacionales : Clasificación Internacional de Enfermedades Oncológicas 2da edición (CIE­O-2) de la OMS , Clasificación de Tumores Malignos (TNM) de la UICC , Código de Ocupaciones de la OIT , Códigos de la División Territorial del Ecuador y Directorio de Establecimientos del INEC .
• Control de Calidad que evalúa las fases de crítica y codificación.
• Ingreso al procesamiento automático, el mismo que dispone de subprogramas de validación y corrección.
• Validación final en base a las tablas de diagnóstico morfológico.
• Edición del Anuario.

Calidad de la información

Los indicadores de calidad y confiabilidad de los datos utilizados en el Registro están estandarizados con otros registros del mundo y las recomendaciones de la Asociación Internacional de Registros de Cáncer (IACR). Ellos hacen referencia al grado de cobertura o exhaustividad y a la precisión o exactitud de los datos. El Registro Nacional de Tumores es miembro activo la Asociación Internacional de Registros de Cáncer y su información es aceptada para publicarla conjuntamente con la de otros registros del mundo que han pasado los controles de calidad, en “Cancer Incidence in Five Continents” . Esta publicación se elabora y difunde mundialmente cada cinco años.

Indicadores de Validez

Porcentaje de casos con Verificación Histológica (VH)

La verificación histológica, si bien garantiza la calidad de la información de un Registro, varía considerablemente en función de la localización, la edad de los pacientes y las características de los servicios de salud.